POLÍTICA DE USO DE DATOS PERSONALES

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POLÍTICA DE USO DE DATOS PERSONALES Y ADMINISTRACIÓN DE BASES DE DATOS DE WORKPLACE SOLUTIONS GROUP SAS

 

Este documento contiene la  Política de manejo de  información y datos personales, de la
sociedad WORKPLACE SOLUTIONS GROUP SAS, y tiene como fin comunicar qué información
se solicita, para qué, cómo se usa, cuándo se comparte y cómo se protege, así como los derechos
que tienen los titulares de conocer, actualizar o rectificar dicha información y los procedimientos
para acceder a ésta y solicitar su eliminación.

¿Qué información solicitaremos?

Los datos personales que obtenemos, que en todo caso son datos privados que no están
disponibles al público, son:

• Tipo y número de documento de identificación (Cédula de ciudadanía o extranjería, o, NIT,
• Pasaporte).
• Nombres y Apellidos / Razón Social.
• Cargo / Ocupación.
• Fecha de nacimiento y género.
• Teléfonos fijos y celulares de contacto (personal o laboral).
• Direcciones y correo electrónico (personales o laborales).
• Fax (personal o laboral).
• Información de referencias personales y comerciales y todos aquellos necesarios para la
• confirmación y verificación de datos personales y empresariales.
• Información relativa a entidades financieras y detalle de cuentas bancarias.
• Nombre de funcionarios y/o empleados, teléfonos y correos electrónicos.

¿Qué y cómo se usa?

Los clientes y proveedores de bienes o servicios autorizan a WORKPLACE SOLUTIONS GROUP
SAS el uso, recolección, transferencia, tratamiento, administración y supresión de datos personales
en bases de datos, para hacer posible la utilización de éstos en campañas de comunicación,
divulgación y promoción de productos, actividades o servicios desarrollados como parte de
estrategias internas de la compañía, y para fines administrativos internos o comerciales tales como:
investigación de mercados, análisis estadísticos, realización de encuestas sobre satisfacción y
ofrecimiento o reconocimiento de beneficios propios de nuestro programa de lealtad, así como para
conservar registros históricos de la compañía y mantener contacto con los proveedores de bienes
o servicios.
Adicionalmente, los clientes y proveedores de bienes o servicios en su calidad de titulares de los
datos personales, al aceptar esta política, autorizan a WORKPLACE SOLUTIONS GROUP
SAS para:

• Recabar o recolectar los datos personales e incorporarlos y almacenarlos en nuestra base de datos.
• Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada.
• Utilizar los datos suministrados en campañas de comunicación, divulgación y promoción u oferta de productos, actividades o servicios desarrollados como parte de estrategias internas de la compañía.
• Utilizarlos para fines administrativos internos o comerciales tales como: estudios de crédito, elaboración y presentación de cotizaciones, referencias comerciales de experiencia, investigación de mercados, análisis estadísticos, realización de encuestas sobre satisfacción, ofrecimiento o reconocimiento de beneficios propios de nuestro programa de lealtad y servicio postventa.
• Conservar registros históricos de la compañía y mantener contacto con los titulares del dato.
• Verificar, comprobar o validar los datos suministrados.
• Estudiar y analizar la información entregada para el seguimiento y mejoramiento de los productos, el servicio y la atención.
• Entregar la información recolectada a terceros con los que la compañía contrate el almacenamiento y administración de los datos personales, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales estamos obligados.
• Transferir los datos personales a cualquier país o servidor en otro país.
• Comunicar y permitir el acceso a los datos personales suministrados a terceros proveedores
• de servicios de apoyo general y a las personas naturales o jurídicas accionistas de WORKPLACE SOLUTIONS GROUP SAS
• Vinculación como contratista o proveedor.
• Celebración, ejecución y gestión de las propuestas de negocios y contratos objeto de los servicios prestados.
• Reportes a centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones financieras derivadas de la relación comercial.

Al aceptar esta Política, los clientes y proveedores de bienes o servicios en su calidad de titulares
de los datos personales, autorizan a WORKPLACE SOLUTIONS GROUP SAS, sin que ello de
lugar al pago de contraprestación alguna, para que los utilice de forma parcial o total, incluyendo la
recolección, almacenamiento, uso, procesamiento, divulgación, transmisión o transferencia de los
datos suministrados, para la ejecución de las finalidades descritas anteriormente. Por su parte
quienes suministren datos personales de sus beneficiarios, dependientes, empleados, directivos o
accionistas declaran que cuentan con la autorización previa por parte de aquellos para darles tal
tratamiento.

WORKPLACE SOLUTIONS GROUP SAS podrá actuar como responsable o encargado del dato
personal, dependiendo la finalidad para la cual se haya obtenido el dato personal, por lo que se
compromete a cumplir con las responsabilidades que para cada uno haya fijado la normatividad.

¿Cuándo se comparte?

WORKPLACE SOLUTIONS GROUP SAS se abstendrá de vender la información personal
recabada de los clientes y proveedores de bienes o servicios, como también se negará a compartir
esta información con cualquier persona natural o jurídica externa no autorizada.

Sin perjuicio de lo anterior, la información personal recolectada podrá ser suministrada,
cuando WORKPLACE SOLUTIONS GROUP SAS crea de buena fe, que esa divulgación sea
razonablemente necesaria para:

a) Evitar una responsabilidad legal.
b) Cumplir con leyes, normativas, citaciones u órdenes judiciales.
c) Cumplir un requerimiento de una autoridad gubernamental o reguladora.

Lo anterior, siempre de conformidad con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales.

¿Cómo se protege?

WORKPLACE SOLUTIONS GROUP SAS se abstendrá de realizar ningún tratamiento a los datos
personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. En caso que se entregue
información a terceros para su tratamiento WORKPLACE SOLUTIONS GROUP SAS garantizará
que la misma sea veraz, completa, exacta, actualizadas, comprobable y comprensible.

Los datos personales recolectados pueden ser almacenados o procesados en servidores, lo que es
autorizado por el titular del dato al aceptar esta Política. Contamos herramientas tecnológicas que
nos permiten: recolectar, transmitir, almacenar, administrar, consultar y usar la información
personal, mediante restricciones de acceso y uso de software con usuarios y contraseñas. Solo
tendrán acceso a la información personal suministrada por el cliente y proveedores de bienes o
servicios quienes ejerzan la función de Administradores de Bases de Datos y por lo tanto deban
utilizar dichos datos únicamente para cumplir con las finalidades descritas en esta política.

¿Cuáles son los derechos de los titulares de la información?

Los clientes y proveedores de bienes o servicios titulares de la información, tienen derecho a
acceder, consultar y conocer los datos personales que se encuentren en nuestra base de datos,
así como rectificarlos en caso de ser inexactos o incompletos, y a cancelarlos cuando lo decidan.
Además tendrán derecho, en los términos de la Ley 1581 de 2012, a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando
• expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo
• previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo
• dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
• complementen.

• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa
• solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se
• respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o
• supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya
• determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en
• conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Para hacer efectivos sus derechos, podrán: (i) Para clientes: enviar una solicitud al correo
electrónico info@spacio.co o a través del servicio de Contáctenos en nuestra página
web www.spacio.com o llamando a nuestro PBX en la ciudad de Bogotá al número (0571) 7424747
o a través de carta dirigida a la Gerencia General en la Carrera 15# 88 – 21 OFICINA 702 en Bogotá y
(ii) Para proveedores: enviar una solicitud al correo electrónico info@spacio.co al o llamando a
nuestro PBX en la ciudad de Bogotá al número (0571) 7424747 o a través de carta dirigida a la
Gerencia General en la Carrera 15 # 88 – 21 OFICINA 702 en Bogotá y dicha solicitud debe incluir mínimo
los siguientes datos:

• Nombres y apellidos / Razón Social
• Tipo y número de documento de identificación (Cédula de ciudadanía o extranjería, o, NIT)
• Cargo / Ocupación
• Teléfonos fijos o celulares de contacto (ciudad)
• Correo electrónico
• Asunto: Base de Datos

VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE USO DE DATOS PERSONALES Y ADMINISTRACIÓN DE
BASES DE DATOS DE WORKPLACE SOLUTIONS GROUP SAS

Nos reservamos el derecho a efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a
esta Política. Sin embargo estas modificaciones estarán disponibles al público a través de nuestros
sitios web. En caso de que los cambios hagan referencia a las finalidades autorizadas,
procederemos a obtener una nueva autorización por parte del titular.

Esta política aplica a la base de datos que maneja WORKPLACE SOLUTIONS GROUP SAS
desde la fecha de la autorización y hasta que la finalidad para la cual fue tratado el dato personal
sea agotada.

El cliente y proveedores de bienes o servicios pueden aceptar esta Política por cualquiera de los
siguientes medios:

– En el Centro de Negocios: se le entregará el texto de la política de manera escrita a clientes y
proveedores de bienes o servicios y se obtendrá la firma en señal de autorización.
– A través de nuestro sitio web: Los clientes y proveedores de bienes o servicios que ingresen por
este canal, tendrán a su disposición la política y sólo podrán registrar su información una vez
realicen los procedimientos para aceptar la política y otorgar la autorización.
– Mediante el diligenciamiento de formularios: Los clientes y proveedores de bienes o servicios
diligenciarán uno o varios formatos al momento de iniciar su relación comercial con la empresa, en
los cuales emitirán su autorización.

El cliente y proveedores de bienes o servicios que realice los anteriores procedimientos y acepte la
Política:

• Declara que conoce, entiende y acepta la Política de uso de datos personales y administración de Bases de datos de WORKPLACE SOLUTIONS GROUP SAS, para el manejo de la información personal.
• Manifiesta que ha consentido libre y expresamente la inclusión de sus datos personales, y que autoriza el uso para los fines previstos en éste documento.
• Expresa que la información registrada le pertenece o que ha sido previamente autorizado para compartirla con WORKPLACE SOLUTIONS GROUP SAS en virtud de la presente política, según el caso.
• Declara que cada uno de los datos registrados son verdaderos.
• Vigencia: esta política fue publicada en los sitios web de WORKPLACE SOLUTIONS GROUP
• SAS el 1 de noviembre de 2016 y entra en vigencia a partir de la fecha de publicación.